星期日, 02 2月 2014 23:10

Google Calendar 谷歌日历与Outlook日历自动同步,如何创建团队日历?

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2014-2-2

Google Calendar 谷歌日历与Outlook日历自动同步

我很喜欢用谷歌日历,因为手机是安卓系统的,手机的日历和谷歌日历是自动同步的,Outlook的日历和谷歌日历也是可以同步的。

通过Google Calendar Sync 就可以自动把outlook里的日历和谷歌日历相同步,但是谷歌还不支持与outlook的联系人的同步。

Google Calendar Sync是一款免费的可同步Google日历和Outlook日历的工具,它可以选择同步方向。(我选择的是2 way)

Google Calendar Sync同步工作的几种方式:要么单向从Google到Outlook ,单向从Outlook到Google,要么双向应用。

在安装时,必须关闭Microsoft Outlook ,还需提供Google帐户的用户名和密码。一旦您准备就绪,Google Calendar Sync图标就会显示在系统托盘中,您就可以设置同步事件了。

支持:Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010 (32位) (除XP 64位)

官方下载链接

googlecalendarsync_installer.exe, 1,138K

 

谷歌日历还有个好处是分享日历,或者团队日历,你可以为一个小组开设一个日历,比如为孩子们的画画课开设日历,或者为一个培训班开设一个日历。然后组员都可以看见日历。并且分享日历可以自动将提醒通过短信发给组员,这些都是免费的服务。

下面转帖一篇文章。

"如何制作分享团队任务工作日历

     如果你是团队领导者:你可以使用谷歌日历分派任务,给不同的人共享不同日程。

     如果你是置业顾问:你可以在谷歌日历制定销售计划,添加访问客户日程,并与同事分享客户资料。

     如果你是程序员:你可以在谷歌日历设定开发进度,并时刻提醒自己保证进度。

     如果你是老总秘书:你可以用谷歌日历制定会议提醒,设置待办事项,添加客户来访预约。

 

     而这一切,都可以和团队其他成员共同分享。

 

     怎么建 创建日历与权限控制

 

      如何才能通过谷歌日历来解决团队任务共享呢?我们就以某软件开发团队制定开发日程为例来说。首先,打开谷歌日历(地址:https://www.google.com/calendar),然后使用Gmail账户登录(需注册),第一步当然是建立日历类别。点击左侧“我的日历”旁的下拉箭头,在弹出菜单选择“创建新日历”命令。接着,在创建日历的窗口,可以按照提示输入相关内容,最后单击底部的“创建日历”按钮就建立了一个工作日历(照此方法建立多个日历类别,例如市场调查、需求分析、程序编写等几大步骤,用以区分不同的项目内容)。

 

      团队日历的共享需要添加各个成员的权限,在“与特定的人共享”的“用户”栏输入其他成员的邮件地址(当然,需要对方也须使用GMAIL并且开通了谷歌日历),然后,在“权限设置”下选择相应的权限,比如:将项目经理设置为“进行更改和管理共享”、课题组长可设置为“更改活动”、普通程序员可以设置为“查看所有详细活动”,接着,单击“添加用户”按钮即可分配给该人员使用权限(如图1)。日历建立后会向每个成员发送邀请邮件,成员只需接受邀请即可查阅日历。

然后还需要新建各种日历活动,单击左侧的日历分类列表旁边的箭头选择“在此日历上创建活动”命令,在打开的页面输入活动详情(例如:提交调查报告、完成数据库架设等具体事宜),然后单击顶部的“保存”按钮就新建了一个工作活动。

 

 怎么看 轻松查阅日程计划

       谷歌日历界面简洁明了,可以分别按日、周、月等显示日历,默认视图是以“周”显示的,如果活动繁多,查看起来并不是很清晰。可以单击顶部的“日程”就可以一目了然地获取所有活动的列表,单如果你拥有较多的日历类别,全部显示就会杂乱无章,有时候只需要查阅其中几项,当然也难不倒谷歌日历。直接点击日历分类左侧的小方块即可隐藏该类日历,重新显示也只需要再次点击。对于日历类别的操作,我们依然可以单击旁边的小箭头选择设置命令来完成。值得一提的是,还可以给不同日历设置不同的颜色加以区分,显示在列表中非常直观.

 

  接下来,拥有权限的团队成员可以点击活动查看详细内容,还可以直接在上面进行修改(当然,这需要编辑权限)。共同制定计划,可以提高整体的工作效率、杜绝沟通死角、群策群力完成工作安排,对于一个团队的帮助是无可限量的。

 

      如果你认为谷歌日历只是被动地等待查阅,那你就太小看它了。在建立活动内容的时候,还可以设置提醒方式。系统提供了电子邮件提醒和弹窗提醒两种模式,到了设定的时间,系统就会按你选择的方式发送邮件或者弹出一个提示框,来提醒用户。

 

      有时,其他人可能会索要公司的工作日历,这时,共享并不是最佳方式,将其导出为PDF文档更加合适。谷歌日历支持快捷的PDF打印。我们只需单击顶部的“更多”下的“打印”命令,在打开的“日历预览”页面设置字体、方向等内容,单击底部的“另存为”按钮即可保存PDF文件了。

 

      结语:

      工作和生活中,需要太多的计划,谷歌日历作为一个日程管理工具,当然十分有效,但它的功能远不止这一点。在团队协作中,才能体现它最大的价值。善于运用信息化工具的团队不妨试试谷歌日历进行时间安排、项目期限设置、团队工作提醒、会议通知等操作,简单的操作,带给团队的好处却是十分巨大的。

 

      谷歌日历是一个公开的应用,而且提供了搜索功能可以查询到公共日历。如果你不想公开自己的日历,切记在建立的时候,一定不要勾选“公开此日历”。"

 

我们原来的公司是用了Google App for Business给每个员工开通了谷歌日历,用这个好处是不需要每人去开通一个gmail的邮箱,而是大家还是继续使用公司的邮箱,这个APP是使得你自己公司的邮箱就可以有谷歌账户的那些功能了,比如分享日历就是其中的一个。

这个Google App for Business免费版是可以有10个员工账号。如果公司超过10个员工的话,就得花钱买了。

阅读 2689 次数 最后修改于 星期一, 03 2月 2014 00:08
语嫣

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